Betriebspilot

Offene Aufträge, heutige Termine, aktive Mitarbeiter und geleistete Wochenstunden auf einen Blick.

Automatische Berechnung aus Einnahmen (Rechnungen) minus Lohn- und sonstigen Ausgaben, farblich als "im Plus" oder "im Minus" markiert.

Ein Jahres-/Zielumsatz kann gesetzt werden; der Fortschritt wird live als Prozentbalken angezeigt.

Balkendiagramm mit Einnahmen und Ausgaben der letzten 6 Monate zum schnellen Trend-Überblick.

Admin und Mitarbeitende sehen ungelesene Meldungen (z.B. Gleitzeit-Warnungen, Lagerbestand, Ferienentscheide) direkt im Menü.

Status-Fluss angefragt → geplant → läuft → erledigt, mit mehreren zugewiesenen Mitarbeitern pro Auftrag. Der Status lässt sich direkt per Klick auf einen Schritt ändern.

Titel, Kunde, Beschreibung, Termin und Team lassen sich jederzeit nachträglich korrigieren — nicht nur bei der Erstellung.

Visuelle Wochenansicht aller Termine mit Navigation zwischen Wochen (vor/zurück/heute).

Ein Auftrag kann wöchentlich oder monatlich automatisch für einen gewählten Zeitraum angelegt werden (z.B. für feste Reinigungsverträge) — bis zu 104 Termine auf einmal.

Mitarbeiter starten/pausieren/beenden Aufträge mit echtem Timer; die effektive Arbeitszeit und Pausenzeit werden automatisch erfasst.

Stunden, Pause und Notizen eines erledigten Auftrags lassen sich noch bis 24 Stunden nach Abschluss selbst korrigieren — danach nur noch durch die Geschäftsführung. Status, Termin und Team sind ab Abschluss geschützt.

Fotos werden direkt auf dem Server gespeichert (nicht nur als Platzhalter), automatisch komprimiert und als Thumbnails angezeigt.

Kontaktdaten, Adresse und Typ pro Kunde, mit automatisch vergebener Kundennummer (K-1001, K-1002, …).

Aus erledigten Aufträgen wird direkt eine professionelle PDF-Rechnung erstellt — inkl. Logo, MWST-Option, persönlicher Dankeszeile und eingebetteten Beweisfotos.

Jede Rechnung enthält automatisch eine gültige Schweizer QR-Rechnung (Zahlteil + Empfangsschein) — Kunden können direkt per Banking-App scannen und bezahlen.

Fixe Zusatzpositionen wie Müllsack-Entsorgung oder Anfahrtspauschale lassen sich als wiederverwendbare Preisliste anlegen und mit einem Klick zu jeder Rechnung hinzufügen.

Ein Rabattsatz lässt sich pro Rechnung direkt auf das Zwischentotal anwenden, bevor die MWST berechnet wird — sichtbar als eigene Position auf der Rechnung.

Rechnungen lassen sich als "Offen" oder "Bezahlt" markieren; überfällige Rechnungen werden automatisch anhand des Fälligkeitsdatums erkannt und hervorgehoben.

Ein Versanddatum kann hinterlegt werden; ein täglicher Server-Job verschickt die Rechnung dann automatisch per E-Mail.

Mitarbeitende stellen Anträge, die Geschäftsführung genehmigt oder lehnt ab — mit automatischer In-App-Benachrichtigung.

Eine Krankmeldung mit Von/Bis-Datum trägt automatisch die durchschnittlichen Tagesstunden (Sollstunden ÷ 5) für jeden Werktag im Zeitraum gut — serverseitig berechnet, damit niemand sich selbst Stunden gutschreiben kann.

Ab dem 3. Krankheitstag lässt sich ein Arztzeugnis (Foto oder PDF) direkt an die Meldung anhängen. Die Geschäftsführung sieht alle Krankmeldungen zentral in den Team-Infos.

Jede Woche wird automatisch abgerechnet: die Differenz zu den Sollstunden wandert in einen laufenden Saldo. Überschreitet der Saldo ±20 Stunden, werden Mitarbeiter und Geschäftsführung automatisch benachrichtigt.

Am Monatsende fasst ein automatischer Bericht pro Person geleistete Stunden, Krankheitstage und Gleitzeitsaldo zusammen — je eine Meldung an die Person selbst und eine Sammelübersicht an die Geschäftsführung.

Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, IBAN, Lohnart (Stunden-/Monatslohn) und Ferienanspruch pro Mitarbeiter.

Jede Person kann ihre eigene Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, IBAN und ihr Passwort selbst pflegen — jede Änderung verlangt zur Bestätigung das aktuelle Passwort. Lohn, Ferienanspruch und Rechte bleiben Sache der Geschäftsführung.

Pro Mitarbeiter einzeln steuerbar: Zugriff auf Kunden, Aufträge, Rechnungen oder Ferien-Genehmigung — serverseitig durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche versteckt.

Einzelnen Mitarbeitenden lässt sich voller Geschäftsführer-Zugriff geben (z.B. für eine Stellvertretung) — ohne das Hauptkonto zu teilen, jederzeit widerrufbar.

Ein gemeinsamer Chat-Kanal für das ganze Team, läuft direkt in der App.

Die Geschäftsführung kann Mitteilungen an alle Mitarbeitenden veröffentlichen.

Jeder abgeschlossene Lohnlauf berechnet automatisch den Nettolohn: AHV/IV/EO, ALV und Nichtberufsunfallversicherung werden direkt vom Bruttolohn abgezogen.

Sobald eine Person 25 Jahre alt ist und der hochgerechnete Jahreslohn über der Eintrittsschwelle liegt, wird automatisch der passende BVG-Beitrag (gestaffelt nach Alter) vom koordinierten Lohn abgezogen.

AHV/IV/EO-, ALV- und BVG-Sätze sowie Koordinationsabzug und Eintrittsschwelle lassen sich jederzeit anpassen — wichtig, weil sich diese Werte jährlich ändern und je nach Pensionskasse variieren.

Ein abgeschlossener Lohnlauf ist dauerhaft und fälschungssicher gespeichert — die verlässliche Grundlage für Lohnausweis und Buchhaltung.

Käufe/Ausgaben mit Kategorie, Betrag und Beleg-Referenz erfassen; Korrekturen ausschliesslich per sichtbarer Storno-Buchung, nie durch Löschen.

Eine echte Jahres-Gewinnermittlung — Ertrag netto minus Personalaufwand minus sonstigem Betriebsaufwand — basierend auf tatsächlich abgeschlossenen Daten, nicht auf einer Hochrechnung.

Die eingenommene Mehrwertsteuer wird automatisch nach Quartal gruppiert — die direkte Grundlage für die periodische Abrechnung bei der Eidg. Steuerverwaltung.

Ein Geschäftsjahr lässt sich endgültig abschliessen — Rechnungen, Ausgaben und Löhne dieses Jahres sind danach für niemanden mehr veränderbar, auch nicht für Admin-Konten.

Ein Klick erstellt eine vollständige, chronologische CSV-Datei (Einnahmen, Ausgaben, Löhne, mit Saldo) für einen frei wählbaren Zeitraum — direkt herunterladen oder per E-Mail versenden.

Alle Einnahmen, Ausgaben und Löhne kombiniert, mit Kunden-/Auftragsnummer, Filter und CSV-Export.

Eigenständige PDF-Generatoren für Kostenvoranschläge und Terminvereinbarungen, unabhängig von einem bestehenden Auftrag.

Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial mit Bestand, Einheit und Mindestbestand zentral erfassen.

Jede Person kann eine Entnahme melden — der Bestand wird sofort abgebucht. Mitarbeitende können den Bestand nur verringern, nie erhöhen oder Artikel anlegen/löschen.

Fällt ein Artikel auf oder unter den Mindestbestand, wird die Geschäftsführung automatisch benachrichtigt — bevor das Material tatsächlich ausgeht.

Zusätzlicher Login-Schutz per Authenticator-App oder E-Mail-Code — frei wählbar, auch beide Methoden gleichzeitig aktivierbar. Sind beide aktiv, wählt man bei jedem Login, welche man gerade nutzen will.

Jede Änderung wird zusätzlich zur Oberfläche im Backend geprüft — Mitarbeiter können sich nicht selbst mehr Rechte, Lohn oder Zugriff verschaffen, egal was der Browser sendet.

Kunden, fremde Aufträge, Rechnungen und sensible Personal-/Finanzdaten werden nur an berechtigte Personen ausgeliefert — nicht nur im Menü versteckt, sondern serverseitig gar nicht erst mitgeschickt.

Erledigte Aufträge sind der Leistungsnachweis hinter jeder Rechnung und können nie gelöscht werden — auch nicht durch Admin-Konten.

Hochgeladene Dateien werden anhand ihres echten Inhalts geprüft (nicht der Dateiendung) und können nie als Programm ausgeführt werden.

Login-Versuche werden begrenzt (automatische Sperre nach mehreren Fehlversuchen, auch beim zweiten Faktor), Verbindung ausschliesslich über HTTPS.

Die komplette Datenbank wird täglich automatisch gesichert — 90 Tage lückenlos, danach bis zu 10 Jahre zurück monatlich, passend zur gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Jede wichtige Aktion wird mit Zeitstempel und Benutzername protokolliert und ist für den Admin einsehbar.

Automatische Zusammenfassung von Aufträgen, neuen Rechnungen, offenen Beträgen und wartenden Ferienanträgen — läuft jede Woche von selbst.

Betriebspilot lässt sich auf dem Smartphone-Startbildschirm installieren und wie eine native App nutzen.

Vollständig im Browser nutzbar — Desktop, Tablet oder Smartphone, kein separates Programm nötig.